Theo đó, toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, bao gồm cả đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện, phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thu hồi, thống kê đầy đủ toàn bộ tài liệu của lãnh đạo, chuyên viên, không để bỏ sót văn bản. Việc thống kê cần chi tiết theo từng nhóm tài liệu, bao gồm: tài liệu đang bảo quản từ khi nhận nhiệm vụ đến ngày 01/6/2025; tài liệu đang thực hiện từ ngày 01/6/2025 đến thời điểm bàn giao; hồ sơ đã giải quyết xong, hồ sơ đang giải quyết dở dang và hồ sơ chưa giải quyết từ 01/01/2025 đến thời điểm bàn giao.

UBND huyện nhấn mạnh, nghiêm cấm mọi hành vi chiếm giữ, tiêu hủy, làm hỏng hoặc chuyển giao trái phép tài liệu, cơ sở dữ liệu trong quá trình sắp xếp bộ máy. Cơ quan, đơn vị phải thực hiện việc đóng phông lưu trữ kể từ ngày kết thúc hoạt động và ngừng ban hành văn bản hành chính từ thời điểm quyết định sắp xếp có hiệu lực.

Về phương thức bàn giao, hồ sơ tài liệu của các cơ quan, đơn vị cấp huyện sẽ do Phòng Nội vụ chủ trì phối hợp với công chức phụ trách văn thư lưu trữ để thống kê danh mục, bố trí kho, trang thiết bị, lực lượng bảo vệ nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối. Riêng đối với UBND cấp xã, thị trấn: UBND xã Bình Hòa Đông được giao tiếp nhận tài liệu của các xã Bình Thạnh, Bình Hòa Trung, Bình Hòa Đông để bàn giao lại cho UBND xã Bình Hòa mới sau khi có quyết định sáp nhập; Chủ tịch UBND thị trấn Bình Phong Thạnh chịu trách nhiệm tương tự đối với hồ sơ tài liệu của xã Tân Thành, Tân Lập và thị trấn Bình Phong Thạnh, bàn giao lại cho đơn vị hành chính mới là xã Mộc Hóa; UBND xã Bình Hòa Tây thực hiện sắp xếp theo hướng sáp nhập vào xã Bình Hiệp.

Thời hạn cuối cùng để các cơ quan, đơn vị hoàn tất bàn giao hồ sơ, tài liệu về Phòng Nội vụ là trước ngày 20/6/2025. Quá hạn quy định, cơ quan, đơn vị phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện.

UBND huyện đề nghị các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện nghiêm túc, hiệu quả các nội dung chỉ đạo. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị liên hệ Phòng Nội vụ để được hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời./.

Bích Trâm